«PLANIFICATE Y CONSEGUIRÁS MAYOR ENERGÍA «

 

Seguramente tú también eres de esas personas que conforme llegan a la oficina lo primero que hacen es abrir el correo.

Yo también he pasado por ahí.

Sales de casa y de camino al trabajo no haces más que repasar mentalmente el montón de cosas que tienes que hacer a lo largo del día.

Pero cuando enciendes el ordenador y abres el correo, ves un mail que llama tu atención y automáticamente, te pones a contestar.

Cuando te quieres dar cuenta han pasado tres horas y todavía estás trabajando sobre alguno de los temas que has visto en el correo.

En otras ocasiones no es el correo, es alguna persona que reclama tu atención, una llamada de teléfono a primera hora…

El hábito de productividad más eficaz y que mejores resultados te va a dar a la hora de mejorar tus resultados es tener la rutina diaria de repasar a primera hora de la mañana cuales son las tareas que tienes pendientes e identificar cuales vas a acabar durante ese día.

Si este hábito ya forma parte de tu vida ¡Sigue con ello! Pero si no lo has implementado todavía, verás cómo vas a tener unos resultados extraordinarios.

No hay nada mejor que tener claro cuál es tu objetivo del día.

Así que te voy a contar como llevar a cabo esto a través del método más extendido (la matriz de Eisenhower) y luego te voy a explicar que es lo que hago yo cuando dispongo de poco tiempo, que no es más que una versión exprés sin tanta parafernalia.

Y además te voy a contar lo que nadie te cuenta sobre esta matriz y que en mi opinión es lo más importante.

Así funciona la matriz de Eisenhower:

1. Identifica tus tareas pendientes

2. Clasifica cada una de esas tareas asignándoles una de estas tipologías.

a) Urgente e importante

b) Urgente, pero no importante

c) Importante, pero no urgente

d) Ni Urgente, ni importante.

3. Haz primero aquellas actividades que hayas clasificado como urgentes e Importantes.

4. Delega aquellas actividades que hayas clasificado como urgentes, pero no importantes.

5. Agéndate cuando vas a hacer aquellas actividades importantes, pero no urgentes.

6. Cada mañana, al llegar a la oficina, revisa tu lista de tareas pendientes.

Esto es lo que te va a contar todo el mundo sobre esta matriz. Ves. Ya está. Que fácil.

 

¿Y qué es lo que nadie te cuenta?

Lo que nadie te cuenta es lo más importante ¡Cuáles son aquellas actividades que tienes que considerar urgentes e importantes!

Por supuesto, esto es un tema subjetivo y depende de tu actividad profesional, pero en mi opinión y de acuerdo a mi experiencia urgente e importante sería lo siguiente:

• Peticiones que vengan de la alta dirección. Si te lo pide tu responsable es importante, pero si te lo pide el responsable de tu responsable, es urgente e importante
• Si tu empresa cuenta con un programa de evaluación y fijación de objetivos, todo aquello que tengas como objetivo es importante. Pero si hay alguna dificultad que solucionar para que el proyecto pueda avanzar o algún problema que pueda dificultar el conseguir el objetivo, será urgente.
• Si en tu trabajo tienes deadlines o fechas límite, por ejemplo fechas de reporte, fechas de cierre, fechas de liquidación de impuestos, fechas de pago… tendrás que considerar estas actividades como urgentes. Y cuanto más arriba vaya el reporte más urgente e importante será:
  • Si el reporte es para el jefe de tu jefe, o para el Consejo, o para el Comité Ejecutivo, o para la Comisión de Auditoría, o para la matriz en otro país… será más urgente que si el reporte es para tu jefe o para alguien de tu mismo área u otra dirección.
  • Cuanto mayor sea la sanción en caso de incumplimiento de la fecha, más urgente será.

¿Y qué es otra cosa que nadie te dice?

¡Qué dentro de esta lista tienes que incluir también tus temas personales!

¿O acaso no es urgente e importante que tengas que ir a visitar al médico por un problema de salud, o que te cases en una semana, o que tengas un familiar enfermo…? Todos los temas urgentes e importantes en tu vida personal tienen que estar considerados en esta lista, y sabes ¿Por qué?

Porque sin ti no hay lista. Tú eres lo más urgente e importante.

Si tú no estás bien, difícilmente vas a poder atender ese tema profesional tan urgente y tan importante. ¿Cómo crees que vas a hacer una presentación oral a la Dirección si tienes un terrible dolor de muelas por no haber acudido al dentista a tiempo? ¿O cómo de enfocado vas a estar en tu trabajo si tienes algún familiar con algún problema grave?

Por eso tú debes formar parte de la lista de tareas pendientes.

Y ahora te voy a contar un secreto…

 

Cuando revises la lista cada mañana y te dispongas a elegir aquellas actividades que vas a acabar durante el día, haz una adecuada estimación del tiempo que te va a llevar terminarlas. Una estimación realista. Y elige solo aquellas tareas que sepas que vas a poder acabar durante ese día.

¿Por qué?

Porque si eres capaz de acabar las actividades que has elegido, esto va a tener un efecto directo y positivo sobre tu motivación. Y si no las acabas, va a tener un efecto totalmente contrario.

Cuando  al final del día hayas sido capaz de completar aquellas actividades que te hayas propuesto, te irás a tu casa con la sensación de que estás avanzando en tu trabajo y esa satisfacción tendrá un nivel directo sobre tu estado energético. Comprobarás que tienes un mayor nivel de energía y vitalidad. Que llegas a casa con un mejor estado anímico y eres capaz de disfrutar de tu familia, tus amigos y tus hobbies con una mayor calidad. Y al día siguiente llegarás al trabajo con una predisposición mucho más positiva. Lo cual afectará a tu productividad incrementándola.

Si por el contrario no eres capaz de acabar las actividades que te hayas propuesto, el efecto será completamente contrario.

Por eso es muy importante que hagas una estimación realista de lo que te va llevar completar cada actividad y que elijas únicamente aquellas que sepas que vas a ser capaz de completar. Si te llevan demasiado tiempo divídela en sub tareas.

Y ahora que ya sabes cómo funciona la matriz de Eisenhower, te adjunto aquí la plantilla que yo mismo utilizo para planificar mis actividades diarias. Espero que te sea de ayuda!

Utilizando esta plantilla de planificación conseguirás:

 

 

P.D La versión exprés consiste en hacer tu lista en papel y revisarla todas las mañanas a primera hora. Subraya solo aquello que sea urgente e importante. Ponte con ello y olvídate de lo demás. Cuando revises tu lista al día siguiente y tus puntos hayan disminuido, habrán cosas que el día anterior no lo eran, pero ahora han pasado a ser urgentes e importantes. Subráyalas.