Tienes una gran cantidad de trabajo y sabes que tarde o temprano no vas a tener más remedio que abordar ese momento que tanto has estado retrasando: Pedirle a tu superior más gente para tu equipo.
¡Necesitas más colaboradores! ¡Un equipo mayor!
No te imaginas la de profesionales que me encuentro que están desbordados de trabajo y que no se atreven a dar este paso.
¡No se atreven a pedir más equipo!
En muchos casos, hay profesionales que están desbordados y para intentar reducir su estrés y gestionar mejor su trabajo, comienzan a aplicar técnicas de gestión del tiempo y de productividad.
Al principio estas técnicas tienen resultados y consiguen ganar algo tiempo y dejar un mayor hueco vacío en sus agendas.
Pero antes de que se quieran dar cuenta, sus agendas vuelven a estar colmadas y no tienen tiempo en absoluto para nada.
Han conseguido ser personas más productivas. Pero su problema de estrés y de alta carga de trabajo sigue vigente.
Lo que necesitan es más gente en sus equipos. Porque han llegado a ese punto en el que con el tiempo y los recursos de los que disponen no pueden avanzar más.
Como siempre te digo:
Cuando no tienes tiempo, lo que tienes no es un problema de tiempo. Lo que tienes es un problema de mindset o un problema de recursos.
Y es en estos casos cuando la gran parte de los profesionales se bloquea.
Muchas veces la parálisis tiene su origen en el miedo. No se atreven a pedirle a sus superiores más gente para su equipo, porque esperan un no por respuesta, o porque no quieren trasmitir la sensación de que no son profesionales lo suficientemente válidos, o porque no quieren aumentar los costes…
Otras veces el motivo por el que no piden más gente para su equipo es simplemente que no saben bien cómo plantear esta cuestión.
Si este es tu caso y no haces más que retrasar ese momento ten cuidado, porque pueden ocurrir dos cosas, que llegues a un nivel en el que tengas tal carga de trabajo que acabes enfermando o bien, que acabes bajo un estado de irritación tal que acabes abordando está incomoda conversación con tu superior desde la ira, la indignación y el enfado.
Mi consejo es que no permitas que llegue este momento y te lances ya a solicitar más gente para tu equipo.
Para ello tienes dos opciones; Lanzarte al despacho de tu superior y pedir directamente más gente o preparar bien tu estrategia de negociación y tener una mayor probabilidad de éxito.
Hay una serie de técnicas que te permitirán persuadir a la dirección y tener mayores garantías de éxito.
La fórmula que te voy a contar hoy es la que yo llamo: Fórmula PPB
Que no es más que mantener una conversación con tu superior en la que seguirás los siguientes pasos:
1º Problema → 2º Petición → 3º Beneficio
Te lo explico ahora paso por paso:
- 1º. Problema: Plantear el problema
Lo primero que tendrías que hacer es plantear el problema. Es decir comentarle a tu superior la gran cantidad de trabajo que estáis asumiendo y lo desbordados que estáis. Pero atención, haciendo especial hincapié en los riesgos.
¿Qué riesgos?
Pues todo aquello que pueda salir mal y pueda generar situaciones no deseadas: Incumplimiento de plazos, riesgo de sanción por algún incumplimiento, caída de las ventas, riesgo de error, problemas con los auditores…
- 2º. Petición: Solicitar más personas para tu equipo
Inmediatamente después tendrías que proponer como solución contratar a más gente para tu equipo. Y concretar cuantas personas serían necesarias para cubrir esos riesgos.
¡Estas actuando de forma proactiva y estás proponiendo soluciones!
- 3º Beneficio: señala cuales van a ser los beneficios de contratar más gente.
Por último, tendrías que ser capaz de venderle a tu superior los beneficios que vais a tener al contratar a más gente.
Por ejemplo cumplimiento de plazos en tiempo, evitar el pago de sanciones por retrasos, aumento de las ventas, preparación de informes más fiables y de mayor calidad, evitar problemas con los auditores…
¡Y atención! Aquí tienes que aprovechar para sacar a relucir los beneficios que tu superior en concreto va a obtener al contratar a más gente.
Es decir, aquellos beneficios que va a obtener esa persona y no sólo los beneficios que va a obtener la empresa.
Por ejemplo, podrías decirle que va a ser capaz de quedar mejor delante de sus propios jefes, o que un aumento de las ventas le permitiría conseguir ese ascenso que tanto desea, o que al tener más gente va a ser capaz de asumir más responsabilidades,…
Aquí tienes que apelar a los deseos que pueda tener tu jefe, aquello que realmente quiera, más allá de un simple trabajo bien hecho.
Te voy a mostrar ahora un ejemplo de cómo podrías pedir más gente para tu equipo siguiendo esta fórmula :
Podrías plantear el Problema de la siguiente manera: Durante los últimos meses la carga de trabajo ha aumentado mucho y es probable que los presupuestos no estén terminados en plazo, por lo que podríamos tener un problema si no se han finalizado para la fecha en que el Comité Ejecutivo tiene que aprobarlos.
Podrías realizar tu petición de la siguiente manera: Mi equipo está trabajando por encima de lo que debería, mis colaboradores están haciendo hora y media de más todos los días y están sometidos a mucha presión. Necesito que ampliemos el equipo por lo menos en una persona.
Podrías indicar cual es el beneficio de contratar más gente de la siguiente manera: Si ampliamos el equipo en una persona conseguiremos cumplir con los plazos sin problemas y preparar unos presupuestos fiables y rigurosos. Cuando veas que a lo largo del año los presupuestos están alineados con la realidad y apenas hay variaciones, vas a sentir que hemos hecho un buen trabajo, y ello va a permitir que te luzcas delante del Comité Ejecutivo.
Lo anterior es simplemente un ejemplo. Vas a tener que adaptarlo a tu caso concreto y pensar de que forma puedes plantear tu petición para que quede natural.
¡Y esto es todo! Al final se trata de practicar, practicar y practicar.
En el audio te cuento como plantear una adecuada estrategia de planificación para conseguir más gente para tu equipo de forma más extensa. Si te interesa este tema escúchalo. Ya verás cómo obtendrás información valiosa que te será de utilidad para cuando decidas pasar a la acción.
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