Hace un par de días una amiga me preguntó “Oye David ¿Cómo puedo gestionar reuniones de una manera eficaz? Es que en mi empresa se alargan mucho. Y veo que no somos eficientes”.
Éste es un tema sobre el que he reflexionado en muchas ocasiones a lo largo de mi carrera.
Sé que es un tema sobre el cual es muy fácil encontrar información en internet y sobre el que seguramente ya has leído en alguna ocasión.
Pero yo te voy a contar lo que nadie te cuenta sobre como gestionar de manera eficiente una reunión.
«La reunión más eficiente es aquella que no se hace»
A continuación te cuento por qué y te doy una serie de pautas sobre cómo se deben gestionar adecuadamente las reuniones:
- Plantéate si realmente es necesario convocar la reunión
Lo primero que tienes que hacer es reflexionar sobre si es necesario convocar realmente la reunión. ¿Se puede solucionar con una simple llamada de teléfono? ¿Te puedes pasar por el lugar donde se sienta esa persona de la que necesitas algo y puedes solucionar el tema en cinco minutos?
Con frecuencia me encuentro con mucha gente que convoca reuniones para tratar temas que podrían solucionarse en una conversación de cinco minutos. Si este es tu caso, lo único que estás consiguiendo es malgastar un tiempo que podrías estar destinando a otra cosa o simplemente a irte antes a tu casa.
Así que convoca sólo si es estrictamente necesario.
- Plantéate si realmente es necesario asistir a esa reunión a la que te han convocado.
Cuando no eres tú quién convoca la reunión y recibes una convocatoria de reunión, plantéate si tu participación en esa reunión es necesaria.
No asistas jamás a una reunión cuyo objetivo desconoces. Si es necesario llama al convocante y pregúntale para qué es la reunión y en qué medida tu asistencia a la misma es necesaria.
Si piensas que no puedes contribuir en nada, no asistas.
Si crees que es un tema que podrías solucionar en una conversación de cinco minutos, soluciónalo en esa misma llamada.
Aunque no lo creas hay personas que necesitan convocar reuniones para auto motivarse o para tener la sensación de que están avanzando en sus proyectos, hay otras personas que piensan que su trabajo es el más importante de toda la compañía y convocan reuniones sobredimensionadas con un gran número de participantes… pero mira, tú no estás para perder el tiempo, y tu objetivo es trabajar de la forma más eficaz y eficiente posible para hacer tu trabajo de la mejor forma posible y destinar los ahorros de tiempo y energía que consigas a aquellas cosas que para ti son importantes en la vida.
- Ten claro cuál es el objetivo de la reunión.
Antes de asistir a una reunión todos los asistentes deben tener claro cuál es el objetivo de la reunión y cuál debe ser el output o producto final que salga de ella (puede ser un plan de acción para los siguientes días, puede ser un acuerdo sobre quién va a hacer qué, puede ser un documento de trabajo…) Por lo tanto si eres tú quién convoca asegúrate de incluir en la convocatoria de reunión cual es el objetivo de la reunión.
Y no te cortes un pelo, pon directamente en el mail “el objetivo de la reunión es….” y completa la frase.
De esta forma te obligas tú también a plantearte qué es lo que quieres sacar en concreto de esa reunión.
- Pide que todo el mundo acuda a la reunión con los deberes hechos.
Si eres tú quién convoca, una vez hayas incluido el objetivo de la reunión en la convocatoria, plantéate qué acciones o qué tareas deberían ejecutar cada uno de los asistentes a la reunión, con carácter previo a la misma, para que durante esa reunión podáis conseguir ese output o producto final al que deseas llegar.
No lo dudes ni un minuto, cuando redactes la convocatoria incluye quién debe hacer qué con nombre y apellidos. Puedes redactar algo políticamente correcto del tipo “Para poder alcanzar el objetivo de la reunión sería bueno que…” y a continuación incluyes los responsables y los trabajos que necesitas.
- Reflexiona sobre qué estrategia vas a utilizar para conseguir tu objetivo.
En mi opinión las reuniones suelen tener tres objetivos; ejecutar un trabajo, negociar o coordinar.
1.Ejecutar un trabajo
Si se trata de una reunión cuyo objetivo es ejecutar entre todos los asistentes algún trabajo (por ejemplo redactar un documento, elaborar un informe o una presentación…) mi recomendación es que cuanta menos gente mejor. Que acuda únicamente aquellas personas que van a contribuir de forma “real”. No quieres oyentes ni espectadores. Solo quieres gente que trabaje. Y aborda la reunión teniendo en cuenta que lo que sea que tenéis que hacer tiene que estar acabado antes de que finalice la reunión.
2.Negociar
Estas reuniones son las que más me gustan porque en ellas tienes la oportunidad de poner en practica habilidades que tendrás que dominar cuando seas directivo. Ahora es el momento de que las aprendas. Si vas a acudir a una reunión en la que sabes que vas a tener que negociar y esperas reacciones adversas por parte del resto de asistentes (por ejemplo porque necesitas que personas de otro departamento ejecuten un trabajo para ti, o porque necesitas adelantar la fecha de entrega de alguna tarea que están realizando para ti…) prepara tu estrategia de negociación.
Hablar de negociación es hablar de un tema muy extenso, así que te voy a hacer una breve recomendación.
Ten claro qué es lo que quieres y hasta donde estás dispuesto a ceder, y por supuesto, cuáles son tus líneas rojas, es decir qué es lo que no vas a permitir (Por ejemplo, para qué fecha sí o sí tienen que realizar un trabajo o tarea, o qué tareas sí o sí tienen que ejecutar….)
Para que te quede más claro. El proceso sería similar al caso de una persona que pone un piso a la venta y acude a una reunión con un potencial comprador. Lo normal es que propongas un precio más alto de lo normal, sabiendo que durante el proceso de negociación con el comprador lo tengas que bajar. Pero sabes que jamás estarías dispuesto a vender por debajo de un precio determinado.
3.Coordinar
Si el objetivo de la reunión es coordinar asegúrate de que a todo el mundo le quede claro qué es lo que tiene que hacer cuando salga de la reunión y para cuando tiene que estar hecho.
- Si alguien llega tarde, haz que tome conciencia.
Si alguien llega tarde hazle saber que ha llegado tarde. Que hay más personas en la reunión y que el tiempo de todas las personas es valioso. Y le pides por favor que lo tenga en consideración para futuras ocasiones (utiliza tu asertividad).
Pero dilo. Si no lo dices. La próxima vez volverá a pasar.
- Lidera la reunión.
Una reunión necesita ser moderada. Al contrario que en los países anglosajones, en los países hispanoparlantes no se suelen respetar los turnos, suelen producirse varias conversaciones al mismo tiempo, no se deja que los demás acaben sus explicaciones o no se escucha adecuadamente. Por eso es importante que alguien actúe como moderador. Y que acudan únicamente las personas estrictamente necesarias.
En el momento en el que veas que alguien se aleja con su discurso del objetivo de la reunión, acércale de nuevo al objetivo.
- Transforma la negatividad en implicación.
En toda reunión siempre hay alguien que pone pegas de todo tipo y que se ancla en la queja. Este tipo de personas lo ven todo negativo o suelen decir frases del tipo: No podemos hacer eso. Eso no es posible. No tenemos tiempo. Tenemos muchas cosas que hacer. No tenemos bastantes personas. En nuestro caso eso es muy difícil. Eso no es responsabilidad nuestra… o frases similares.
Seguramente estás pensando: Sí, es verdad.
Déjame que te cuente un secreto. Aunque no lo creas, cuando te encuentres con este tipo de personas te estás encontrando con una persona que te está pidiendo cariño a gritos. Y con esto no quiero decir que te esté pidiendo besos y abrazos desesperadamente. Con esto te estoy diciendo que te está pidiendo simplemente que la escuches.
Una táctica que a mí me funciona es, en primer lugar, escuchar. Y cuando digo escuchar me refiero a escuchar de forma activa (no hacer como que escuchas y estar pensando en lo que vas a decir en cuanto la otra persona acabe de hablar). Me refiero a escuchar con absoluta presencia. Entender que situación está viviendo esa persona y sus posibles problemas y dificultades. El siguiente paso sería realizar preguntas abiertas que apelen a la responsabilidad de esa persona “¿Qué podríamos hacer en ese caso?” “¿Qué opciones tendríamos?” “Cómo deberíamos proceder” “¿En qué medida podéis solucionarlo?”…
De esta forma se generarán opciones, implicarás a la otra parte en la toma de decisiones sobre una posible solución y si tienes en consideración estas aportaciones, este tipo de personas se quedarán satisfechas con la decisión alcanzada.
- Concluye y determina próximos pasos.
De la reunión tienes que salir con un output. Es decir un documento de trabajo, un informe, un plan de acción… y tienes que concluir si ahí se acaba todo o si es necesario emprender próximos pasos. En ese caso los detallarás y los negociarás. Pero esto tiene que quedar pactado con el resto de asistentes al final de la reunión.
- Envía un mail con las conclusiones.
Cuando acabe la reunión envía un mail a todos los asistentes con las conclusiones de la reunión y los próximos pasos. Si no quieres enviar el mail, por lo menos asegúrate que queda claro al final de la reunión y que cada responsable toma nota de los mismos.
De acuerdo a mi experiencia la gran parte de las reuniones no son necesarias. Por eso siempre digo que “la reunión más eficiente es aquella que no se hace”. Hay pocas cosas que no se puedan solucionar en una conversación de 5 minutos. Pero si no hay más remedio que celebrarla, bajo mi punto de vista, lo más importante es tener claro cuál es el objetivo de la reunión y no abandonar la reunión sin llegar a una conclusión.
Espero que estos consejos te hayan ayudado. Ahora es tu turno. Ya sabes que sin implementación no hay resultados. Así que ¡Pasa a la acción!”
Por cierto, me gustaría decirte que ahora tienes disponible mi curso gratuito Súper Enfoque, el curso que te ayudará a desarrollar tu atención plena. Un curso en el que durante cinco días ejercitaremos juntos tu capacidad de atención. Un curso que te ayudará a mejorar tu capacidad para mantenerte en el momento presente, te ayudará a mejorar tu productividad y te permitirá vivir mas concientemente aquellas cosas que te hacen feliz en la vida.
Pues puedes empezar ahora mismo apuntándote aquí:
Para que la suscripción sea válida tendrás que confirmar el mail que te llagará a tu correo.