¿A veces no tienes la sensación de que las reuniones son una pérdida de tiempo?
¿No te pasa que en lugar de cerrar temas pendientes sales de las reuniones con una mayor carga de trabajo?
Fíjate, en una ocasión me convocaron a una reunión de hora y media. Se trataba de una reunión a la que iban a asistir alrededor de 15 personas.
Cuando leí el asunto de la reunión observé que la reunión iba a tratar un tema que no tenía nada que ver con mi área de trabajo.
Así que llamé a la persona que estaba organizando la reunión y le pregunté porque me había convocado.
¿Y sabes que me contestó?
Me dijo que me había convocado porque era un tema muy importante y quería mantenerme informado.
Pero ¿Sabes qué?
¡Era un tema importante para esa persona! No para mi.
Yo ni podía ayudar, ni podía contribuir, ni podía aportar nada. Y el hecho de obtener esa información tampoco me iba a afectar.
Así que le dije que no iba a asistir y que si necesitaba algo más concreto por mi parte, estaría encantado de ayudar.
¡Las reuniones son un autentico ladrón de tiempo! Y tienes que ir con cuidado con ellas.
En otra ocasión me convocaron a una reunión de una hora y cuando llamé a la persona que había convocado la reunión para preguntarle de que se trataba, resultó ser un tema que pudimos resolver en una llamada en ese mismo momento.
«La reunión más eficiente es aquella que no se celebra»
¿Sabes qué?
Me gustaría contarte las pautas que en mi opinión deberías seguir a la hora de organizar una reunión (o antes de acudir a una reunión a la que te hayan convocado):
- Plantéate si realmente es necesario convocar la reunión
Piensa si es necesario convocar realmente la reunión. ¿Se puede solucionar con una conversación de 5 minutos o en una llamada de teléfono?
Convoca sólo si es estrictamente necesario. Tu agenda te lo agradecerá y la persona a la que estás convocando también
- Plantéate si realmente es necesario asistir a esa reunión a la que te han convocado.
No asistas jamás a una reunión cuyo objetivo desconoces. Si piensas que no puedes contribuir en nada, no asistas.
- Ten claro cuál es el objetivo de la reunión.
Antes de asistir a una reunión todos los asistentes deben tener claro cuál es el objetivo de la reunión y cuál debe ser el output o producto final que salga de ella (puede ser un plan de acción para los siguientes días, puede ser un acuerdo sobre quién va a hacer qué, puede ser un documento de trabajo…)
- Pide que todo el mundo acuda a la reunión con los deberes hechos.
Piensa qué acciones o qué tareas deberían realizar los asistentes a la reunión para que durante la misma podáis conseguir ese output o producto final al que deseas llegar.
- Reflexiona sobre qué estrategia vas a utilizar para conseguir tu objetivo.
En mi opinión las reuniones suelen tener tres objetivos; ejecutar un trabajo, negociar o coordinar.
Así que piensa antes de acudir como los vas a conseguir.
- Lidera la reunión.
Una reunión necesita ser moderada. Al contrario que en los países anglosajones, en los países hispanoparlantes no se suelen respetar los turnos, suelen producirse varias conversaciones al mismo tiempo, no se deja que los demás acaben sus explicaciones o no se escucha adecuadamente. Por eso es importante que alguien actúe como moderador. Y que acudan únicamente las personas estrictamente necesarias.
En el momento en el que veas que alguien se aleja con su discurso del objetivo de la reunión, acércale de nuevo al objetivo.
- Transforma la negatividad en implicación.
En toda reunión siempre hay alguien que pone pegas de todo tipo y que se ancla en la queja. Este tipo de personas lo ven todo negativo o suelen decir frases del tipo: No podemos hacer eso. Eso no es posible. No tenemos tiempo. Tenemos muchas cosas que hacer. No tenemos bastantes personas. En nuestro caso eso es muy difícil. Eso no es responsabilidad nuestra… o frases similares.
Aunque no lo creas, cuando te encuentres con este tipo de personas te estás encontrando con una persona que te está pidiendo cariño a gritos. Y con esto no quiero decir que te esté pidiendo besos y abrazos desesperadamente. Con esto te estoy diciendo que te está pidiendo simplemente que la escuches.
Una táctica que a mí me funciona es, en primer lugar, escuchar. Y cuando digo escuchar me refiero a escuchar de forma activa (no hacer como que escuchas y estar pensando en lo que vas a decir en cuanto la otra persona acabe de hablar). Me refiero a escuchar con absoluta presencia. Entender que situación está viviendo esa persona y sus posibles problemas y dificultades. El siguiente paso sería realizar preguntas abiertas que apelen a la responsabilidad de esa persona “¿Qué podríamos hacer en ese caso?” “¿Qué opciones tendríamos?” “Cómo deberíamos proceder” “¿En qué medida podéis solucionarlo?”…
De esta forma se generarán opciones, implicarás a la otra parte en la toma de decisiones sobre una posible solución y si tienes en consideración estas aportaciones, este tipo de personas se quedarán satisfechas con la decisión alcanzada.
- Concluye la reunión y comunica próximos pasos.
De la reunión tienes que irte con un producto o con un resultado final (un documento de trabajo, un informe, un plan de acción…) y tienes que concluir si ahí se acaba todo o si es necesario emprender próximos pasos. En ese caso los detallarás y los negociarás. Pero esto tiene que quedar pactado con el resto de asistentes al final de la reunión.
Cuando acabe la reunión envía un mail a todos los asistentes con las conclusiones de la reunión y los próximos pasos. Si no quieres enviar el mail, por lo menos asegúrate que queda claro al final de la reunión y que cada responsable toma nota de los mismos.
De acuerdo a mi experiencia la gran parte de las reuniones no son necesarias. Por eso siempre digo que “la reunión más eficiente es aquella que no se hace”. Hay pocas cosas que no se puedan solucionar en una conversación de 5 minutos. Pero si no hay más remedio que celebrarla, bajo mi punto de vista, lo más importante es tener claro cuál es el objetivo de la reunión y no abandonar la reunión sin llegar a una conclusión.
¡Y ahora es tu turno! Como parte de tu plan de acción de esta semana me gustaría que aplicaras estos consejos en la próxima reunión que convoques ¡No dudes más y pasa a la acción!
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