¿Te gustaría tener más gente en tu equipo pero no sabes cómo planteárselo a la Dirección? ¿Estáis desbordados de trabajo y necesitas que se contrate a más gente?
En este post te voy a hablar sobre como convencer a la dirección para que te permitan contratar más gente para tu equipo.
En ocasiones anteriores ya te he hablado de cual suele ser el problema real detrás tu falta de tiempo (o tienes un problema de mindset o necesitas más recursos) y también te he hablado de cómo superar el miedo a pedirle a la dirección y a la gerencia que te amplíe tu equipo.
Ahora viene lo más divertido ¿Sabes qué es?
¡Prepararte para la negociación!
Y es que si vas a plantarte enfrente de un director, gerente, comité ejecutivo (o lo que quiera que sea en tú caso concreto) para pedirle más gente en tu equipo vas a tener que preparar una buena estrategia de negociación.
Yo aprendí a negociar cuando hice el Master en Dirección Financiera en el Instituto Empresa.
Y la técnica de negociación que aprendí y de la que te voy a dar algunas pautas se llama Negociación por Intereses. ¡Y es muy interesante!
Al principio pensé que era una técnica excesivamente formal y me dio la sensación de que era poco aplicable en el día a día.
Pero la verdad es que comencé a aplicar alguna de las pautas que aprendí de ella en mi trabajo y los resultados fueron mágicos.
Más adelante aprendí Programación Neurolingüística y comunicación persuasiva, y descubrí que en estas disciplinas había un montón de cosas que también se podían aplicar a una negociación.
¡Ya ves! A mi la negociación me encanta, y no por el hecho de negociar en sí, sino por el fondo psicológico y de entender el comportamiento humano que hay detrás.
Y tú vas a tener suerte. Porque me voy a dejar de formalismos. Y te voy a contar lo que realmente es útil de todo esto según mi experiencia, para que no tengas que aprender de tus errores como ha sido mi caso.
Pero antes de continuar déjame contarte los principales problemas con los que yo me encontré y que estoy seguro que tú también tienes o vas a tener.
1) Toma conciencia de que estás negociando.
Para poder negociar es necesario saber que estás negociando. Es decir, debes ser capaz de identificar en que ocasiones tienes que utilizar las pautas que te voy a contar.
En este momento lo tienes claro, porque estamos hablando sobre una negociación enfocada a solicitar más personas para tu equipo.
Pero en la mayoría de las ocasiones, no nos damos cuenta de que estamos inmersos en una negociación.
¿Cómo puedes saber cuándo estas negociando?
Estás negociando cuando otra persona o personas te piden algo. O cuando tú pides algo a otra persona o personas.
Por ejemplo cada vez que pides a alguien que te entregue algo para una fecha concreta, cada vez que necesitas que alguien haga un trabajo para ti, cada vez que necesitas convencer a alguien para hacer una compra, contratar a alguien, etc. estás negociando.
Y al revés. Estás negociando cada vez que alguien te pide que entregues algo para una fecha concreta, cada vez que alguien necesita que hagas una trabajo para él, cada vez que necesitas convencer a alguien para hacer una compra, contratar a alguien, etc.
Este tipo de situaciones las vives todos los días, pero ¿Qué es lo que está pasando? ¡Lo que está pasando es que no sabes que estás negociando! ¡Nadie te lo ha dicho!
¿Y sabes porque estás negociando? Porqué estás defendiendo tus intereses y los de tu equipo.
Y si no sabes que estás negociando, no sabes que hay una serie de pautas que puedes aplicar para conseguir lo que necesitas o para que la balanza se incline hacia tu lado.
¿Y sabes qué es lo peor? Lo peor que es que si tú eres la única parte de las dos que no sabe que está negociando y además desconoces las técnicas de negociación ¡Estás en desventaja!
¿Y sabes una cosa? Como en este caso vas a tener que comunicarte con la Dirección para solicitar mas gente en tu equipo, es muy, pero que muy probable, que la persona con la que vayas a hablar, sí que sepa negociar.
Porque la negociación es una habilidad que se necesita en puestos directivos. Y es probable que ya la hayan aprendido.
Pero te digo una cosa ¡Esta vez no te la van a colar!
¡Sigue leyendo!
2) Elimina todo tipo de connotación negativa que le des a la palabra negociación.
Sí. Estoy utilizando la palabra Negociar. Y unos párrafos más arriba he utilizado la palabra “comunicación persuasiva”.
¿Qué has sentido al escuchar éstas palabras?
Vivimos en un mundo donde la palabra negociación y comunicación persuasiva o simplemente el verbo convencer, tienen una connotación negativa.
Asociamos estas palabras a personas “ambiciosas” o “sin escrúpulos”. Pensamos que una persona que negocia en su propio interés es una “mala persona”.
Si a esto le añadimos, que en el contexto socio-cultural en el que vivimos está bien visto ser la “niña buena” o el “niño bueno” que dice que sí a todo, que es obediente y que nunca contradice a sus padres, a sus profesores o cualquier figura de autoridad, imagínate quien va a velar por tus intereses.
Desde luego tú no.
O por lo menos mientras no elimines ese tipo de creencias limitantes.
Para aplicar técnicas de negociación, es importante que erradiques cualquier connotación negativa que le des a esta palabra.
Ya que si para ti “negociar” es algo malo, inconscientemente vas a buscar la manera de no hacerlo o auto sabotearte para hacerlo mal.
Y además, deja que te diga una cosa. La madre Teresa de Calcuta o Gandhi eran grandes negociadores y consiguieron grandes cosas ¿Les hace eso ser malas personas?
Entre tú y yo, aquí de lo que estamos hablando es de autoestima. Estamos hablando de que tú tienes que defender tus intereses y los de tu equipo.
¿Por qué? Por qué sois personas valiosas y merecéis que se os valore.
Ahora mismo estáis atravesando una dura etapa porque necesitáis más recursos. Y merecéis que se os escuche. Merecéis ser capaces de conseguir resultados óptimos desde el equilibro, la paz y la serenidad.
Y es tu responsabilidad conseguirlo. Porque tu objetivo es conseguir resultados desde el amor y no desde el sufrimiento. Y especialmente desde el amor a tu propia persona.
Y ahora que ya sabes cuales son los dos principales problemas a la hora de enfrentarte a una negociación y cómo superarlos, ha llegado el momento de que te cuente las principales pautas que tienes que seguir para llevar cabo la negociación:
- Genera el contexto.
Con generar el contexto me refiero a que tienes que generar conciencia sobre aquello de lo que hay escasez.
Si hace meses que necesitas más personas en tu equipo, y hasta ahora tanto tú como tu equipo habéis estado haciendo excesos horarios, habéis estado trabajando a estajo, bajo presión y con un gran estrés, y no habéis abierto la boca, es probable que nadie sepa lo desbordados que estáis.
Muchas veces me encuentro con profesionales, que tienen una carga de trabajo tremenda, y que como son personas tremendamente responsables, hacen lo que tengan que hacer por sacar el trabajo adelante. Y esto incluye hacer miles de horas, tener planificado hasta el último minuto, trabajar corriendo con la sensación de que no se llega…
Y son tan excesivamente responsables que ni se quejan, ni dicen absolutamente nada a nadie.
El tremendo esfuerzo que están haciendo pasa totalmente desapercibido.
En este contexto si pidieran más equipo, se vería extraño o se podría pensar que no es necesario. Porque nadie se ha estado percatando de todos los sacrificios que esta persona está haciendo.
Cuando digo que generes el contexto necesario para pedir más recursos, no te estoy diciendo que empieces a quejarte por doquier de la cantidad de trabajo que tienes. Lo que te estoy diciendo es que generes conciencia sobre cuál es la situación real. Con asertividad y de forma objetiva.
Lo que quieres es que se vea y que se sepa que tanto tú como tu equipo estáis haciendo un número de horas adicionales todos los días que no deberíais estar haciendo, que cuando tenéis que cumplir con un plazo tenéis muy poco tiempo, que estáis en un ambiente de excesivo estrés…
Es necesario que poco a poco vayas preparando el terreno. O creando la necesidad. Y para ello vas a tener que estar un tiempo, antes de pedir nuevos recursos, comunicando asertivamente a la dirección el esfuerzo que estáis haciendo.
Si durante meses la Dirección ha estado pensando que todo iba sobre ruedas. Y de repente tú te plantas en su despacho para contarles lo desbordados que habéis estado durante tanto tiempo, lo van a ver raro, o no te van a creer o van a optar por esperar más tiempo para ver si el problema es real o no.
- Identifica qué problemas estás solucionado o qué anhelos estás cubriendo.
Por poco que nos guste, es probable que la dirección esté demasiado ocupada intentando solucionar sus propios problemas como para prestar atención a los tuyos.
Sí. Ya lo sé. Como parte de su trabajo deberían prestar atención a tus problemas también. Y no estoy diciendo que no lo hagan o que todo el mundo sea igual. Pero ya ves. Así es la vida real. Y en la mayoría de las ocasiones están tan ocupados con atender las peticiones de sus propios jefes, de apagar fuegos o hacer frente a incomprensibles luchas de poder, que no tienen tiempo para llegar a todo.
Lo que la dirección necesita son soluciones. Soluciones para sus propios problemas. Y que te quede claro: “sus” problemas. No los tuyos.
Y lo segundo que quieren, aunque sea menos obvio, es satisfacer sus propios anhelos o deseos.
Con todo esto, lo que te quiero decir, es que cuando te plantes en el despacho de tu director para pedirle más gente en tu equipo, prepara argumentos para que vea esas contrataciones adicionales como una solución a alguno de “sus” problemas.
Por lo que tendrás que pensar qué problemas estás solucionándole a la dirección.
Por ejemplo, falta de rigor en la información o en los datos, falta de disciplina a la hora de cumplir con los plazos, falta de calidad del trabajo,…
Y en segundo lugar tendrás que pensar en los beneficios que va a obtener la dirección una vez que se hayan solucionado esos problemas.
Por ejemplo, mayor fiabilidad de la información, superar una auditoría sin ningún problema,…
Es decir, cuando inicies la conversación con la dirección y vayas a solicitar más gente para tu equipo, tienes que plantear la petición utilizando la siguiente secuencia:
1º Problema → 2º Petición → 3º Beneficio
A continuación te muestro un ejemplo de una posible petición:
Problema: Durante los últimos meses estamos tan desbordados de trabajo que es probable que los presupuestos no estén terminados en plazo, por lo que podríamos tener un problema si no se han finalizado para la fecha en que el Comité Ejecutivo tiene que aprobarlos.
Petición: Mi equipo está haciendo ya unos excesos horarios de 10 horas a la semana y están sometidos a mucha presión. Necesito que ampliemos el equipo en por lo menos 3 personas.
Beneficio: Si ampliamos el equipo en tres personas conseguiremos cumplir con los plazos sin problemas y preparar unos presupuestos fiables y rigurosos. Cuando veas que a lo largo del año los presupuestos están alineados con la realidad y apenas hay variaciones, vas a sentir que hemos hecho un buen trabajo, y ello va a permitir que te luzcas delante del Comité Ejecutivo.
Esto es solo un ejemplo. Tendrás que adaptarlo a tu situación concreta y pensar de que forma lo comunicas para que quede natural.
- Toma conciencia de que estás negociando.
Como te he comentado antes, en el momento en que tenemos a una persona que pide algo a otra tenemos una negociación.
Y sí. ¡Acabas de pedir! ¡Empieza la negociación! Así que ¡Despliega tu estrategia!
- Identifica tus líneas rojas.
Lo primero que tienes que hacer es identificar tus líneas rojas. Es decir, lo que sí o sí quieres sacar de la conversación con la dirección. Y cuál es tu límite a la hora de ceder.
Es decir, imagina que necesitas 2 nuevas personas en tu equipo. Si te permitieran contratar a 3 serías la persona más feliz de este mundo. Pero en ningún caso vas a permitir que te dejen contratar menos de una persona.
Por tanto, tu línea roja es “una persona”. Ni de coña piensas salirte del despacho sin haber convencido a la dirección de que contrate por lo menos a una persona.
Y esto es importante que lo tengas claro.
Piensa que tanto tú como tu equipo estáis sometidos a una gran presión y estrés. Estáis trabajando muchas horas más de la que deberíais. Y mediante está petición estás haciendo uso de tu responsabilidad, porque si tú no te defiendes, nadie te va a defender.
Y en este caso estamos hablando de tu tiempo, tu salud, tu equilibrio, tu familia, tu pareja y todo a lo que estás renunciando por no tener los recursos suficientes para afrontar tu trabajo.
- Pide más de lo que necesitas
Esta es la regla de oro. Pide siempre más de lo que necesitas.
Si seguimos con el ejemplo, anterior, tendrías que empezar la conversación pidiendo a la dirección tres personas.
¿Por qué? Porque sabes que vas a tener que ir cediendo.
Piensa que esto es igual que cuando vas a vender un piso. Siempre pones un precio más alto, porque sabes que el potencial comprador va a negociar el precio a la baja.
Aquí hay una base psicológica importante. Si pides tres nuevas personas para tu equipo y cedes de forma que al final aceptas contratar únicamente a una persona, la otra parte, es decir, la Dirección, se va a quedar contenta.
¿Por qué? Básicamente porque cuando les has dicho que necesitabas tres personas se han quedado acojonados. Y cuando por fin has cedido, y durante la negociación, les has dicho que con tan solo una persona más en tu equipo podías hacer el esfuerzo de seguir adelante, se habrán sentido aliviados.
Imagínate que la semana después de Navidad te encuentras con una muy buena amiga a la que hace unas semanas que no ves y de pronto te dice “Vaya, perdona que te diga esto, pero veo que has cogido mucho peso ¿Te ha ocurrido algo? No sé, me da la sensación que debes haber engordado por lo menos tres kilos”.
Corriendo te vas a casa y en cuanto llegas, lo primero que haces es subirte a la báscula.
Y de repente ves que no has engordada tres kilos. Solo has engordado uno.
¿Qué es lo que piensas?
Piensas “Buff, solo he engordado un kilo de nada” y te miras al espejo y dices “¡Que tipazo más estupendo tengo!”.
Sientes un gran alivio. Porque aunque la situación es mala, es mejor de lo que esperabas.
Es un ejemplo, exagerado, pero te servirá para entender cuál es el efecto de lo que estás haciendo.
- Cuando cedas, pide algo a cambio.
Cuando le digas a la dirección que necesitas tres personas. Es probable que te digan que eso es demasiado.
Tú ya sabes que es demasiado. Lo has hecho intencionadamente.
Lo más probable es que te argumenten que no es posible, que no hay dinero, que estas nuevas contrataciones no están contempladas en el presupuesto, etc.
Cede. Pero pide algo a cambio.
Por ejemplo, puedes decir “Esta bien. Entiendo lo que quieres decir. Creo que en lugar de tres personas, podríamos pasar contratando únicamente a dos personas, pero a cambio tendríamos que dejar de hacer el informe X todos los meses, el cálculo Y de todos los cierres y eliminar parte de la información que se incluye en la presentación mensual Z.”
Por tanto, tendrás que pensar qué cosas puedes pedir a cambio para que vuestra carga de trabajo sea menor.
¿Verdad que ahora me entiendes cuanto te decía que tenías que planificar bien tu estrategia de negociación?
¡Tienes que pensarla bien!
- Soporta tus cifras
Si la empresa en la que trabajas tiene beneficios no es normal que no dispongas de los recursos que necesitas.
Alguien no está siendo lo suficientemente profesional.
Así que prepárate con un arsenal de datos reales y objetivos para presentarlos en la reunión.
Por ejemplo puedes utilizar: la cifra de beneficios, la cifra de ventas, el incremento de los beneficios con respecto al año anterior, el incremento de las ventas con respecto al año anterior, etc.
También puedes hacer cálculos. Por ejemplo, puedes hacer alguna regla de tres del estilo “Un aumento de las ventas en un 25% implica que la carga de trabajo haya aumentado en un porcentaje similar y en el departamento seguimos siendo las mismas personas”.
También puedes buscar información externa y fiable sobre el número de personas que hay en departamentos similares o en empresas similares, etc.
Piensa que datos puedes utilizar en tu caso concreto para argumentar que necesitas más personas.
De nuevo recuerda que estás solucionando los problemas de la Dirección y no los tuyos. Por lo que intenta argumentar también con cifras como vas a conseguir esos beneficios. Por ejemplo; con tres personas más conseguiremos acortar los plazo de entrega un 15% que equivale a dos días, etc.
Y lo más importante: Lleva los datos en papel contigo en el momento en que tengas esa conversación. Y si los datos provienen de terceros (prensa, estudios del sector, datos públicos…) mejor todavía. Aunque no lo creas esto da mayor autoridad a lo que estás diciendo de forma verbal.
- Presta atención a los deseos subyacentes de tu interlocutor
Antes de hablar con la persona de la dirección a la que le vayas a pedir más gente para tu equipo, pregúntate cuáles son sus deseos subyacentes, es decir que es lo que anhela, lo que desea, aquello que no tiene y que desearía tener…
Esa persona de la Dirección no quiere más rigor, más eficacia, actividades adicionales o plazos excesivamente exigentes, porque sí.
En algunos casos, lo que quiere es, por ejemplo, conseguir reconocimiento frente a terceros, o satisfacer un exceso de perfeccionismo (también por conseguir reconocimiento frente a terceros) o conseguir un ascenso en su carrera profesional….
En otros casos puede que lo que quiera sea pasar más tiempo con su familia y con sus hijos, o pasar más tiempo en equilibrio y tranquilidad…
¿Qué hay más allá? No sé. Pero siempre hay algo. Y tendrás que ser tú quien lo piense.
Al hacer las concesiones durante la negociación, a medida que vayas renunciando a cosas, y os vayáis dirigiendo hacia el punto de equilibrio donde se producirá el acuerdo, utiliza esta información.
Por ejemplo, puedes decir; Si contratamos a una persona más y conseguimos reducir los plazos de entrega, el comité ejecutivo te va a valorar muy positivamente.
De la misma forma, también puedes apelar a sus miedos.
Por ejemplo; si intentamos abarcar tanto trabajo con tan pocas personas corremos el riesgo de que el Director General quiera profundizar en el tema y no sepamos contestarle con el suficiente rigor, con lo que podría llevarse una imagen negativa sobre ti y sobre todo el equipo.
- Piensa en términos de ganar-ganar
Mantienes una relación a largo plazo con tu jefe y colaboradores y te interesa llegar a una posición en que todos os sintáis cómodos con cualquier decisión.
Y esto es todo. Sé que son muchas cosas. Por eso te aconsejo que te prepares bien la argumentación.
También te aconsejo que antes de lanzarte a ponerlo en práctica con la dirección, ensayes e implementes estos consejos en pequeñas negociaciones que tengas en el día a día, en la oficina, con tu pareja, con tus amigos…
Al final se trata de practicar, practicar y practicar.
¡Ahora es tu turno! ¡Pasa a la acción y actúa! Ya verás cómo consigues persuadir a la dirección para que amplíe tu equipo!
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