Acaba con la dispersión gestionando tu correo con un simple acto

Otra vez te ha vuelto a pasar. Cuando sales de casa y estás de camino a la oficina mentalmente te repites que hoy vas a acabar ese tema sí o sí. Llegas a la oficina con una gran energía y determinación para afrontar esa actividad, pero cuando enciendes el ordenador y abres el correo, de repente ves un mail que llama tu atención y, sin ni siquiera pensarlo, te pones a contestar. Cuando te quieres dar cuenta han pasado tres horas y todavía estás trabajando sobre alguno de los temas que has visto en el correo. En otras ocasiones consigues ponerte a trabajar en ese tema que sí o sí quieres acabar, es un tema complejo y te lleva tiempo y energía entrar en estado de flujo, pero has conseguido sumergirte en esa actividad de modo que te encuentras trabajando con enfoque y concentración. Todo a tu alrededor deja de existir y no existe nada más que tú y esa tarea. De repente echas un vistazo al correo y de nuevo ves un mail que reclama tu atención, te pones a contestarlo y cuando te quieres dar cuenta ya ha pasado más de media hora, y encima la tarea que estas llevando a cabo es tan compleja que reanudarla te requiere una gran energía. Si a esto le sumas, que en ocasiones el mail que ha reclamado tu atención te ha puesto de mal humor y en otras ocasiones te ha deprimido, emocionalmente te has sumergido en un estado energético que te hace más difícil todavía retomar esa actividad.

Lo peor es que no consigues acabar esa tarea, los temas pendientes van pasando de un día a otro, y tu llegas a casa con la sensación de que no has hecho absolutamente nada y que tu tiempo no está siendo nada productivo. A nivel emocional una ligera angustia te acompaña y en el plano personal una sensación de intranquilidad hace que tu mente no este del todo presente y no te deje disfrutar en plenas facultades de tu vida familiar, de tu pareja o de tus amigos.

«Tu correo es tu principal ladrón del tiempo»

Si ya conoces el concepto de los ladrones de tiempo sabrás que son aquellas personas, situaciones, cosas que reclaman tu tiempo, que te interrumpen y que desvían tu atención de aquellas tareas que has planificado hacer en un momento determinado para dirigir tu atención hacía otras cosas que impiden que te enfoques en lo que realmente tienes que hacer. Existen múltiples ladrones del tiempo pero en este post me quiero centrar en el correo.

La mayoría de la gente no es consciente pero el correo es la herramienta que más tiempo te roba y la que probablemente peor estás gestionando. Lo primero que hace la mayoría de la gente en cuanto llega a la oficina es abrir el correo, leer los mails y contestarlos. Lo peor de todo es que en el correo siempre hay algo que reclama tu atención y que te requiere dedicarle parte de tu tiempo. En el momento en el que le dedicas tu tiempo se está convirtiendo en una tarea. De modo que al abrir el correo cada mañana, no eres tú quién decide que vas a hacer y qué vas a afrontar durante el resto de día. Es tu correo. Si a esto le sumas que muchas veces la gente abusa a la hora de enviar y clasificar como urgentes sus correos, estarás asignado a una tarea que en ocasiones ni siquiera esta relacionada con tu ámbito de responsabilidad un tiempo que para ti es precioso. Y el tiempo es vida.

Por este motivo en este post te voy a sugerir que implementes una acción que, aunque fácil y sencilla, tendrá grandes resultados a la hora de administrar tu tiempo y gestionar tu energía.

Te sugiero que de ahora en adelante jamás abras el correo cuando llegues a la oficina, no permitas que el correo decida por ti que tareas o actividades son urgentes e importantes y qué tareas tienes que finalizar ese día. En su lugar dedica 5 minutos a reflexionar que vas a acabar ese día.

En lugar de abrir el correo dedicarás un tiempo determinado a lo largo del día a leer correo, por ejemplo media hora a media mañana, media hora a media tarde, media hora antes de abandonar la oficina… en función de la cantidad de correos que suelas recibir, y durante ese tiempo leerás y contestarás los correos. Cada vez que leas un mail mentalmente identificarás si el correo requiere respuesta o no requiere respuesta. Cuando identifiques que un mail requiere respuesta reflexionarás sobre si contestar te va a llevar más de dos minutos o menos de dos minutos. Los que te vayan a llevar menos de dos minutos los contestarás en ese momento, los que te vayan a llevar más de dos minutos los incluirás en tu lista de tareas pendientes, y planificarás en tu agenda de acuerdo a su urgencia e importancia cuando los vas a llevar a cabo.

Es una técnica muy sencilla pero que genera grandes ahorros de tiempo. A nivel energético evitarás llevarte contigo a casa esa sensación de improductividad ya que conseguirás finalizar mayor número de tareas a lo largo del día al destinar lo que son generalmente, las horas más productivas de la mañana, a decidir lo que vas a hacer y acabarlo. Tener acotado el tiempo que dedicas al correo te permitirá también gestionar mejor tus emociones cuando recibas esos mails que te puedan generar desmotivación o enfado, por lo que dispondrás de una energía más expansiva que te ayudará a obtener mejores resultados.

Desde mi experiencia personal, dejar de leer el correo a primera hora de la mañana y acotar el tiempo empleado para ello ha sido una de las herramientas que más ha contribuido a mejorar mi productividad. Lo que más me indigna ahora es pensar que durante mucho tiempo fue el correo quién decidía a que dedicaba mis mejores horas del día, aquellas en que me encontraba con una energía más elevada, que en mi caso es por la mañana, en lugar de dedicarlas a aquello que era más complejo e importante, siempre había alguien que reclamaba mi tiempo con alguna urgencia ajena a mis responsabilidades, o siempre había un motivo para procrastinar las tareas tediosas que estuviera haciendo en ese momento y contestar el correo. Aplicar esta técnica me permitió ahorrar tiempo, ser más ejecutivo a la hora de finalizar mi trabajo, ganar serenidad y mejorar la calidad del tiempo que pasaba con mi familia y mis amigos.

¡Ahora es tu turno! Te propongo que pases a la acción y comiences a implementar esta técnica durante esta semana, así que por favor elige el día en que vas a comenzar y decide a qué hora y durante cuánto tiempo vas a gestionar tu correo. No dudes más ¡Pasa a la acción y actúa!

Y me encantará que dejes tu comentario más abajo para decirme que piensas sobre esto, cuál es tu caso y que podrías hacer para solucionarlo.

Si te interesa este tema y quieres gestionar mejor tu tiempo y tu energía, a continuación te menciono un par de libros que podrían ayudarte: